Bezpapírová personalistika
- digitalizace HR
Digitalizujte vztah se zaměstnanci na maximum. Vytvářejte dokumenty pouze elektronicky, sdílejte je a podepisujte na dálku odkudkoliv.
Přínosy
Řešení
Reference
Kontakt
Proč v HR fungovat bez papíru
Personalista 2.0
- Starejte se o komfort zaměstnanců, místo papírování a vedení personální agendy.
- Věnujte se kontaktu se zaměstnanci, ne organizaci jejich personálních složek.
- Získejte více času na nábor zaměstnanců díky automatizaci rutinních úkolů.
Radost z podpisu
- Nečekejte na podpis smlouvy, než se šéf vrátí z dovolené.
- Podepisujte dokumenty z jakéhokoli místa, v jakémkoli čase.
- Podepisujte desítky, stovky a tisíce dokumentů jedním klikem.
Efektivně
- Doručte dokumenty a získejte zpětnou vazbu i od naprosto nezastihnutelných zaměstnanců.
- Automaticky zařazujte dokumenty do složek zaměstnanců.
- Jednoduše vyhledejte konkrétní typ dokumentu napříč spisy.
- Mějte dokumenty vždy po ruce, ať už v kanceláři, nebo na home-office.
Bezpečně
- Zbavte se nutnosti dokumenty tisknout, kopírovat a odesílat.
- Centralizujte veškerou personální dokumentaci a nastavte jednotná pravidla přístupu.
- Řešte bezpečnost osobních údajů na jednom místě.
- Jednoduše tak plňte požadavky GDPR.
Jak na bezpapírovou personalistiku
Nové procesy, nové HR
Přechod na bezpapírovou personalistiku nespočívá jen ve změně nosiče informací, ale především ve změně přístupu některých procesů a v proměně rizik. Jako první krok je tedy nutné analyzovat současné fungování a vyjít z něj při vytváření vize fungování bezpapírového.
V bezpapírové vizi pak musíme zvažovat nejen to, zda jsou nové procesy a postupy realizovatelné technicky, ale především zda vyhovují firmě jako celku a zda jsou v souladu s aktuální legislativou. Nedílným krokem přechodu na bezpapírové fungování proto bývá i právní audit zaměřený na danou problematiku.
Elektronický podpis a digitální důvěra v dokumenty
Zajištění důvěry v elektronicky vytvořené dokumenty je podstatou bezpapírové personalistiky. Abyste mohli v maximální možné míře přejít z papírových dokumentů na elektronické, potřebujete umět dokumenty ověřovat, podepisovat i archivovat. Musíte vytvořit prostředí, kde elektronický podpis je na takové úrovni, kdy se na něj můžete dostatečně spolehnout a práci s ním zvládne každý zaměstnanec bez technických znalostí nebo vybavení. Zároveň je nutné dokumenty uchovávat takovým způsobem, abyste měli zaručenou jejich dlouhodobou platnost i pro případy, kdyby validitu podpisu či dokumentu kdokoli zpochybnil.
Automatické generování dokumentů
Pro využití elektronických dokumentů naplno, je třeba je generovat hromadně a s minimálním úsilím např. ze stávajícího personálního systému nebo některým z nástrojů pro hromadnou komunikaci. Tyto systémy je potřeba propojit se zaměstnaneckými spisy, kam se budou vygenerované dokumenty automaticky propisovat a kde k nim budou mít přístup zaměstnanci, nadřízení i personalisté.
Elektronický spis zaměstnance
Abyste mohli se zaměstnanci elektronické dokumenty sdílet, musíte mít kde. Elektronický spis je online chráněný osobní prostor každého zaměstnance, kde jsou k dispozici všechny jeho dokumenty a nástroje pro práci s nimi. Do spisu mají kromě zaměstnance přístup pouze relevantní lidé, jako je jeho manažer či personalista.
Architektura řešení
Bezpapírová personalistika je rozšířením současných systémů o prvky digitální důvěry, které zahrnují elektronický podpis, dlouhodobou archivaci digitálních dokumentů, validaci atd.
Zachování současných HR aplikací a portálových nadstaveb, tak aby zůstalo zachováno současné pracovní prostředí a byl umožněn pozvolný přechod na nový způsob fungování.
Zabezpečení přístupu, ochrana uložených informací a prokazatelnost provedených kroků.
Zprostředkování služeb digitální důvěry koncovému uživateli uživatelsky srozumitelným způsobem (jednoduchost, dostupnost na mobilních platformách atd.) a udržitelně z pohledu IT provozu v dané společnosti.
Komponentový přístup, aby přechod na bezpapírové fungování mohl probíhat postupně bez výrazných dopadů na HR nebo koncové uživatele. Zároveň, aby byl rozšiřitelný o další služby v budoucnu.
Náhledy aplikace
Napsali jsme o bezpapírové personalistice
Reference
Kontaktujte nás
Chcete se dozvědět více informací? Potřebujete poradit? Rádi odpovíme na všechny vaše dotazy.
Slovníček pojmů
Společnost SEFIRA je dodavatelem IT řešení a služeb. Specializuje se na vývoj a dodávky vlastních produktů OBELISK pro důvěryhodné vytváření, ověřování a uchovávání elektronických dokumentů dle eIDAS. Nabízí řešení pro digitální transformaci organizací a jejich přechod na moderní paperless fungování. Poskytuje služby v oblasti elektronické identity, budování PKI a implementace HSM technologií.